Resumo rápido

A falta de registo dos tempos de trabalho constitui uma contraordenação grave. Para empresas com volume de negócios inferior a 500.000€, os limites gerais são de 612€ a 1.224€ em caso de negligência e de 1.326€ a 2.652€ em caso de dolo, considerando uma unidade de conta de 102€. Empresas com maior volume de negócios estão sujeitas a limites superiores.

A existência de vários trabalhadores abrangidos não permite multiplicar automaticamente estes valores: a eventual pluralidade de infrações e a determinação da coima dependem das regras legais e das circunstâncias concretas. Para prevenir incumprimentos, mantenha os registos completos, disponíveis para consulta imediata e conservados durante cinco anos.

Limites gerais das coimas para contraordenações graves (artigo 554.º, n.º 3, do Código do Trabalho), considerando uma unidade de conta processual de 102€:

Valores convertidos dos intervalos em UC previstos no artigo 554.º, n.º 3. São limites gerais, não uma simulação de uma decisão concreta nem valores automaticamente aplicáveis por trabalhador. Uma empresa com exatamente 500.000€ de volume de negócios integra o escalão seguinte.

Vários trabalhadores abrangidos

A existência de vários trabalhadores abrangidos pela irregularidade não permite calcular a coima por simples multiplicação. A eventual pluralidade de contraordenações depende dos pressupostos legais e das circunstâncias concretas: o artigo 558.º do Código do Trabalho exige trabalhadores concretamente afetados e prevê, quando se aplica, um único processo e uma coima única, que não pode exceder o dobro da coima máxima aplicável em concreto.

Além da coima, uma inspeção com falhas gera custos indiretos: tempo de gestão, eventual reincidência com agravamento e desgaste na relação com a equipa.

• Os registos de todos os trabalhadores (incluindo isentos de horário e em teletrabalho) identificam o início e o termo do tempo de trabalho e as interrupções ou intervalos que nele não se compreendam
• É possível apurar as horas por dia e por semana de qualquer trabalhador
• Existe registo específico de trabalho suplementar, com os elementos e procedimentos exigidos pelo artigo 231.º
• Os registos estão conservados durante cinco anos (boa prática: num formato que permita exportar o histórico)
• Qualquer registo está disponível para consulta imediata
• O mapa de férias é elaborado até 15 de abril e mantido afixado nos locais de trabalho entre essa data e 31 de outubro

Se identificou alguma falha, verifique se corresponde a uma obrigação legal e corrija-a. Esta checklist é um instrumento de organização, não uma certificação de conformidade.

A ACT avisa antes de uma inspeção?

As inspeções podem ocorrer sem aviso prévio, com as ressalvas legais aplicáveis, designadamente em matéria de domicílio. A forma mais segura de estar preparado é manter os registos sempre completos e atualizados.

Empresas com 2 ou 3 trabalhadores também são fiscalizadas?

Sim. A obrigação de registo dos tempos de trabalho não tem uma dispensa geral para empresas com apenas dois ou três trabalhadores.

Ter o registo em Excel evita a coima?

Não por si só. O artigo 202.º não impõe uma aplicação específica: uma folha de cálculo pode servir de suporte, desde que o sistema de registo cumpra os requisitos legais de conteúdo, consulta imediata e conservação durante cinco anos. A existência do ficheiro, por si só, não demonstra o cumprimento; versões dispersas e dificuldade de consulta imediata fragilizam a prova.

O que devo fazer se receber uma notificação da ACT?

Leia a notificação, identifique o prazo e os documentos solicitados e preserve os registos existentes. Se houver informação em falta, procure apoio jurídico para avaliar como responder e regularizar a situação. Não fabrique registos nem os apresente como contemporâneos quando não o são. A apresentação dos documentos deve respeitar o prazo e o local indicados na notificação; o Código do Trabalho também considera a falsificação e outros meios fraudulentos na determinação da coima.