Quanto custa um software de gestão de férias e registo de ponto em Portugal?
Resumo rápido
Os preços variam muito consoante o tipo de solução: uma suíte completa de RH e uma aplicação focada em férias e assiduidade podem ter preços e funcionalidades muito diferentes. É comum encontrar preços por colaborador/mês — em muitas soluções, na ordem dos 2€ a 5€ no plano base — e, em alguns fornecedores, mínimos de faturação e o registo de ponto vendido como módulo pago à parte. Como hipótese de cálculo (cerca de 1€/colaborador/mês pelo ponto), uma equipa de 15 pessoas pagaria cerca de 550€ a 1.100€ por ano. Existem alternativas com preço anual por escalão que cobrem o essencial (férias, ausências e ponto) por uma fração desse valor.
Como funcionam os preços
É comum encontrar preços por colaborador/mês (PEPM, do inglês
per employee per month), com variações:
✓ Escalões por módulos: o plano base pode cobrir férias e ausências, e o
registo de ponto, os relatórios avançados ou as integrações custar mais
✓ Mínimos de faturação: alguns fornecedores cobram um valor mensal
mínimo, mesmo que a equipa seja pequena
✓ Desconto anual: o pagamento anual pode ter desconto, mas continua a
ser, em muitos casos, um preço mensal multiplicado por 12
Os custos escondidos a que deve estar atento
Antes de comparar preços de tabela, pergunte sempre:
1. O ponto é módulo extra?
O registo de ponto está incluído ou é vendido à parte? Em alguns fornecedores é um módulo adicional — confirme se está incluído no preço anunciado.
2. Custo de implementação?
Algumas soluções cobram configuração inicial ou onboarding, à parte da mensalidade.
3. Número mínimo de utilizadores?
Confirme se existe um mínimo de faturação independente do número real de colaboradores.
4. O preço sobe com a equipa?
Confirme o preço do escalão seguinte, não só o atual — o custo por colaborador pode não ser linear.
5. Há fidelização?
Confirme a duração do contrato, as condições de renovação e de cancelamento e se existe penalização por saída antecipada.
12 meses pelo preço de 1
A conta real para uma PME portuguesa
Exemplo para uma equipa de 15 colaboradores, com valores de referência ilustrativos:
| Rubrica | Custo anual estimado |
|---|---|
| Plano base (~3,5€/colab/mês × 15 × 12) | ~630€ |
| Módulo de registo de ponto, se cobrado à parte (~1€/colab/mês × 15 × 12) | ~180€ |
| Implementação (ano 1, quando aplicável) | variável |
| Total estimado ano 1 | ~810€ (+ implementação, se houver) |
Estes valores são hipóteses de cálculo para fins de comparação e não correspondem a nenhum fornecedor em concreto (2€–5€/colaborador/mês no plano base e, quando cobrado à parte, cerca de 1€/colaborador/mês pelo módulo de ponto) — confirme sempre os preços atuais junto de cada fornecedor. É este o número que deve comparar: o custo total anual, não o preço de tabela por colaborador.
A alternativa: preço anual por escalão
Há um modelo diferente para PME que só precisam do essencial — férias, ausências e funcionalidades de registo dos tempos de trabalho que apoiam o cumprimento das obrigações previstas no artigo 202.º do Código do Trabalho — sem pagar por dezenas de módulos de RH que talvez nunca venha a usar: um preço anual por escalão de colaboradores.
Por comparação, o Holyee tem um preço anual por escalão de colaboradores (a calculadora acima mostra o valor para a sua equipa, sem o registo de horas). O registo de horas é um acréscimo opcional de poucos euros por ano e não há custos de implementação — consulte os planos e preços. Com os valores de referência deste artigo, o que muitas soluções cobram em um ou dois meses equivale a um ano de Holyee.
O plano gratuito do Holyee (até 12 funcionários) inclui apenas a gestão de férias; as ausências, o teletrabalho, o registo de horas e os relatórios fazem parte dos planos pagos.
Perguntas a fazer antes de assinar qualquer contrato
- Qual é o custo total no primeiro ano, com todos os módulos de que preciso?
- E no segundo ano, quando a equipa crescer para o dobro?
- Após cancelar, como posso exportar o histórico? Durante quanto tempo mantenho acesso aos dados e quando serão eliminados pelo fornecedor?
- Posso consultar e exportar os registos completos, por trabalhador e período, com a informação necessária para responder a uma inspeção?
Um fornecedor sério responde a estas quatro perguntas por escrito, sem rodeios. Lembre-se de que a obrigação de conservar os registos dos tempos de trabalho durante cinco anos (artigo 202.º, n.º 4, do Código do Trabalho) é do empregador: o software deve facilitar essa conservação, mas não a garante por si só.
Perguntas frequentes
Existe software de registo de ponto gratuito?
Existem planos gratuitos, mas o âmbito varia: alguns limitam o número de utilizadores ou as funcionalidades. Confirme o que incluem — nomeadamente registo de ponto, conservação do histórico e exportação — e o que acontece quando ultrapassa o limite.
Vale a pena pagar uma suíte de RH completa?
Depende do que precisa. Se a sua necessidade real é férias, ausências e ponto, pode estar a pagar por módulos que não usa, embora existam planos ajustados às funcionalidades escolhidas. Compare o custo total com o que vai realmente usar e evolua se precisar.
O preço por colaborador inclui colaboradores a tempo parcial?
Em muitos casos, sim — cada utilizador ativo conta, independentemente do horário —, mas as condições variam. Confirme antes de assinar.
Veja também: Software de Gestão de Férias | Registo de Ponto em Excel: É Legal?
Os valores apresentados são hipóteses de cálculo para fins de comparação e não correspondem a nenhum fornecedor em concreto. Confirme sempre os preços atuais junto de cada fornecedor.
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